Vor der Einreichung sollte eine Aktenübersicht mit vier Spalten erstellt werden: Grundbuchstand, Vertragspartner, Datum des Erwerbsvorgangs und zugehörige Beilage. So wird sichtbar, an welcher Stelle die Kette beginnt und ob jeder Übergang bis zum aktuellen Käufer abgedeckt ist.
Danach sind die Originale oder grundbuchsfähigen Ausfertigungen mit dem Grundbuchsauszug und der Urkundensammlung abzugleichen. Namen, Firmenbezeichnungen, Grundstücksdaten, Anteile, Rechtsgrund und Vertretung müssen über die gesamte Kette zusammenpassen. Abweichungen sollten vor dem Antrag geklärt werden.
Die Beteiligten sollten außerdem festhalten, wer die Unterlagen beschafft, wer den Antrag einbringt und wie der Einlangenszeitpunkt nachgewiesen wird. Bei einer Treuhandabwicklung ist der Grundbuchsvollzug mit den vereinbarten Voraussetzungen für die Kaufpreisfreigabe abzustimmen.
Der Beitrag Urkundensammlung im Grundbuch hilft bei der Beilagenprüfung. Die Schwerpunktseite Grundbuch und Lasten ordnet Eintragungen und Belastungen ein.