Isprava mora biti potpuno čitljiva i podobna za unos u bazu isprava. Zahtjev se odnosi na cijeli dokument, a ne samo na prvu stranicu ili stranicu s potpisima. Nečitljiva imena, brojevi, dopune ili prilozi mogu otežati pouzdanu provjeru.
Važni su i vidljivi nedostaci koji umanjuju vjerodostojnost isprave. § 27 GBG ne znači da je svaki trag korištenja razlog za odbijanje. Značaj oštećenja, ispravke ili nejasnog mjesta zavisi od njihovog izgleda i sadržaja na koji se odnose.
Prije podnošenja pročitajte cijelu konačnu verziju. Mogu li se tekst, potpisi, datumi i prilozi razumjeti bez nagađanja? Jesu li neki dijelovi odrezani ili prekriveni prilikom kopiranja, skeniranja ili sastavljanja dokumenta? Zakon ne navodi opći minimalni broj piksela ili rezoluciju. Traži čitljivost i podobnost za bazu isprava.